Inhalt

I. Personalakten

1. Allgemeines

Für die Personalakten der Beamten und Richter (vgl. § 71 des Deutschen Richtergesetzes - DRiG, Art. 2 Abs. 1 des Bayerischen Richtergesetzes - BayRiG) gelten § 50 des Beamtenstatusgesetzes (BeamtStG) und Art. 102 bis 111 des Bayerischen Beamtengesetzes (BayBG). Diese Bestimmungen und die nachfolgenden Regelungen sind auf die Personalakten der Arbeitnehmer und der Rechtsreferendare im öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnis sinngemäß anzuwenden.
Ergänzend wird im Einvernehmen mit dem Bayerischen Staatsministerium der Finanzen (Art. 15 BayBG) bestimmt:

2. Führung der Personalakten

2.1 Zuständigkeit
Nach § 50 Satz 1 BeamtStG ist über jeden Bediensteten ein Personalakt zu führen. Dieser kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakt und Teilakten gegliedert werden, Art. 104 Abs. 1 Satz 1 BayBG.
2.1.1 
Grundakten werden geführt:
für Beamte und Richter bei der Ernennungsbehörde,
für Rechtsreferendare bei der/dem für die Aufnahme in den Vorbereitungsdienst zuständigen Präsidentin/Präsidenten des Oberlandesgerichts,
für Arbeitnehmer bei der jeweiligen Beschäftigungsbehörde.
2.1.2 
Teilakten werden von der personalverwaltenden Stelle geführt, die für den jeweiligen Teilbereich zuständig ist, Art. 104 Abs. 1 Satz 2 BayBG. Das sind für
Beihilfen und Zuschüsse,
Besoldung (einschließlich Sachakt Kindergeld), Vorschüsse, Abtretungen, Verpfändungen, Pfändungen und Dienstjubiläen,
Dienstunfallangelegenheiten,
Trennungsgeld sowie Reise- und Umzugskostenvergütung,
das Landesamt für Finanzen,
Nebentätigkeiten
die für die Bewilligung zuständige Stelle,
Dienstaufsichtsvorgänge, disziplinarrechtliche und strafrechtliche Vorgänge,
Urlaub (Erholungsurlaub, Dienstbefreiung),
Erkrankungen,
dienstliche Beurteilungen,
Fortbildung,
Anschriftsänderungen, Empfangsbestätigungen und Zustellungsnachweise
der unmittelbare Dienstvorgesetzte.
2.1.3 
Nebenakten dürfen gemäß Art. 104 Abs. 1 Satz 3 BayBG von den personalverwaltenden Stellen nur geführt werden, wenn dies für die rechtmäßige Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Die Nebenakten sind aus Gründen der Übersichtlichkeit nach der Systematik der Grund- und Teilakten in Nebengrund- und Nebenteilakten aufzuteilen. Personalverwaltende Stellen, die Grundakten zu führen haben, können nicht gleichzeitig Nebengrundakten führen; ebenso schließt die Befugnis zur Führung von Teilakten eine Nebenteilaktenführung im selben Teilbereich aus. An die Erforderlichkeit von Nebenakten ist ein strenger Maßstab anzulegen, Art. 104 Abs. 1 Satz 3 BayBG.
2.2 Form der Grundakten
2.2.1 
Für die Personalakten (Grundakten) der Richter und Beamten sind blaue, für die der Rechtsreferendare im öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnis orange und für die Arbeitnehmer rote Aktenumschläge zu verwenden.
2.2.2 
Auf der Vorderseite des Aktenumschlags sind das Aktenzeichen, die grundaktenführende Dienststelle, Familienname, Vorname und Geburtsdatum des Bediensteten sowie Dienst- oder Amtsbezeichnung, Dienstbehörde und Ernennungsdaten, bei Arbeitnehmern auch die Entgeltgruppe anzugeben. Bei schwer behinderten Bediensteten ist ein entsprechender Vermerk anzubringen.
2.3 Inhalt der Grundakten
2.3.1 
Gemäß Art. 104 Abs. 1 Satz 4 BayBG ist in den Grundakt ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Aus diesem Grunde ist der grundaktenführenden Behörde die Anlage und Auflösung von Teil- und Nebenakten mitzuteilen, sofern sie nicht schon aus anderen Gründen bekannt sind. Bei Grundakten älteren Datums ist das Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten spätestens zum Zeitpunkt einer beantragten Einsichtnahme anzulegen.
2.3.2 
Der Grundakt beginnt mit dem Personalbogen. Statt des Personalbogens oder zusätzlich zu diesem kann auch der jeweils aktuelle Auszug aus der Personaldatei eingefügt werden. Nach dem Personalbogen und/oder Dateiauszug sind die einzelnen Aktenstücke, soweit sie nicht in einen Teilakt aufzunehmen sind, in zeitlicher Reihenfolge so einzuordnen, dass das unterste Schriftstück das jüngste Datum trägt. Die Schriftstücke sind aus Datenschutzgründen nicht zu paginieren.
2.3.3 
Der Personalbogen ist bei Übernahme in den öffentlichen Dienst vom unmittelbaren Dienstvorgesetzten anzulegen. Die Berichtigung und Ergänzung des Personalbogens obliegt der den Grundakt führenden Dienststelle.
2.3.4 
In den Grundakt gehören ferner Unterlagen über die Begründung des Dienstverhältnisses sowie den dienstlichen Werdegang und den Einsatz des Bediensteten. Insbesondere sind in den Grundakt aufzunehmen:
Bewerbungsgesuch, Lebenslauf, Lichtbild, vorgeschriebene Erklärungen, amtsärztliches Zeugnis über den Gesundheitszustand, amtliches Führungszeugnis, Bundeszentralregisterauszug, Schul- und Prüfungszeugnisse, Urkunden über akademische Grade, Nachweis der Staatsangehörigkeit,
Vereidigungsniederschrift bzw. Verpflichtungsniederschrift,
Nachweis über Familienstand und Ehe- bzw. Lebenspartnerschaftsnamen bzw. dessen Veränderungen sowie Nachweis über Kinder (Geburtsurkunde, Auszug aus dem Familien- oder Lebenspartnerschaftsbuch, Heirats- oder Lebenspartnerschaftsurkunde, Geburtsurkunden der Kinder, Anerkennung der Vaterschaft u. Ä.),
Vorgänge, die sich auf Ernennungen, Beförderungen und Stelleneinweisungen beziehen,
Vorgänge über Sonderurlaub, Elternzeit und Teilzeit,
vom Bediensteten vorgelegte Nachweise über ehrenamtliche Tätigkeiten,
Vorgänge über die Beendigung des Dienstverhältnisses; ärztliche Mitteilungen über Untersuchungsbefunde nach §§ 26 bis 29 BeamtStG, Art. 65 und 66 BayBG sind gemäß Art. 67 Abs. 2 Satz 3 BayBG in verschlossenem Umschlag aufzubewahren.
2.4 Teilakten
2.4.1 
Teilakten werden für Unterlagen benötigt, die nach Art. 109 oder Art. 110 Abs. 2 BayBG oder nach den Tilgungsvorschriften des Bayerischen Disziplinargesetzes nur kürzere Zeit aufzubewahren sind als der übrige Personalakt oder die nach Art. 105 BayBG getrennt davon aufzubewahren sind. Teilakten können unabhängig davon auch bei Bedarf angelegt werden.
2.4.2 
Über nachfolgende Unterlagen sind Teilakten anzulegen:
Beihilfen, Zuschüsse und Heilverfahren,
Dienstunfallunterlagen,
Dienstaufsichtsvorgänge, disziplinarrechtliche und strafrechtliche Vorgänge,
Besoldung, Vorschüsse, Abtretungen, Verpfändungen, Pfändungen und Dienstjubiläen,
dienstliche Beurteilungen,
Reise-, Umzugskosten, Trennungsgeld,
Urlaub (Erholungsurlaub, Dienstbefreiung),
Erkrankungen,
Nebentätigkeiten,
Fortbildung,
Anschriftsänderungen, Empfangsbestätigungen und Zustellungsnachweise.
2.4.3 
Teilakten sind auf dem Teilaktenumschlag deutlich als solche zu kennzeichnen (z.B. durch entsprechenden Stempelaufdruck). Teilaktenumschläge sollen sich in Karton, Farbe und Beschriftung von den zugehörigen Grund- oder Nebengrundakten unterscheiden.
Teilakten sind regelmäßig erst anzulegen, wenn ein einschlägiger Vorgang anfällt. Die Teilakten sind ebenfalls nicht zu paginieren. Die Teilaktenhefte sollen mit römischen Nummern versehen werden.
2.4.4 
Für jeden Dienstaufsichts- oder Disziplinarvorgang ist innerhalb des Teilakts eine eigene Blattsammlung anzulegen, damit die Entfernung gemäß Art. 17 BayDG und Art. 109 BayBG erleichtert wird.
2.4.5 
In den Teilakt „Fortbildung“ sind Nachweise über die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen zu nehmen.
2.5 Nebenakten
2.5.1 
Nebenakten sind auf dem Nebenaktenumschlag deutlich als solche zu kennzeichnen (z.B. durch entsprechenden Stempelaufdruck). Nebengrundaktenumschläge sollen in Farbe und Beschriftung den Grundakten entsprechen. Nebenteilakten sollen sich in Karton, Farbe und Beschriftung von den Grund- und Nebengrundakten unterscheiden. In die Nebenakten sind nur Unterlagen aufzunehmen, die im Original oder in Abdruck auch im Grundakt oder in Teilakten enthalten sind. Die Nebenakten sind nicht zu paginieren. Die Nebenteilaktenhefte sollen mit römischen Nummern versehen werden.
2.5.2 
Nebenakten sind sofort aufzulösen und zu vernichten, wenn sie für Zwecke der Personalverwaltung oder ‑wirtschaft endgültig nicht mehr benötigt werden. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Bedienstete aus dem Zuständigkeitsbereich der personalaktenführenden Stelle ausscheidet, außer wenn die Akten bei einem Wechsel innerhalb desselben Geschäftsbereichs zu übergeben sind (z.B. bei Versetzung).
2.6 Abgabe von Personalakten
2.6.1 
Beim Übertritt eines Bediensteten in eine andere Dienststelle im Bereich der Justizverwaltung sind die Personalakten (Grundakt, Teilakten und Nebenakten) zur Weiterführung an die nunmehr zuständigen Behörden abzugeben.
Das Gleiche gilt beim Wechsel eines Bediensteten in einen anderen Geschäftsbereich oder zu einem anderen Dienstherrn hinsichtlich des Grundakts und der Teilakten. In diesem Fall ist die Abgabe der Personalakten nur mit Einwilligung des Bediensteten zulässig.
Bei einem Wechsel, der notwendigerweise das Einverständnis des Bediensteten voraussetzt, kann im Regelfall von einer stillschweigenden Einwilligung mit der Vorlage oder Abgabe des Personalakts ausgegangen werden.
2.6.2 
Beim endgültigen Ausscheiden eines Bediensteten verbleibt der Grundakt – außer im Fall der Nr. 2.6.1 – bei der Dienststelle, bei der er zuletzt geführt wurde. Die von Behörden der Justiz geführten Teilakten sind der grundaktenführenden Stelle zuzuleiten; die Nebenakten sind zu vernichten.

3. Mitteilungs- und Berichtspflichten

3.1 Mitteilungspflichten des Bediensteten
Jeder Bedienstete hat dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten zu den Personalakten Folgendes mitzuteilen:
die Änderung der Anschrift und/oder der Telefonnummer,
die Eheschließung oder Eingehung einer Lebenspartnerschaft unter Vorlage eines Auszugs aus dem Familien- oder Lebenspartnerschaftsbuch, einer Heirats- oder Lebenspartnerschaftsurkunde, woraus sich auch der Ehe- oder Lebenspartnerschaftsname ergibt; Richter, Staatsanwälte und Beamte des höheren und des gehobenen Justizdienstes sowie Bedienstete der Bewährungshilfe und der Gerichtshilfe haben hierbei eine Erklärung darüber abzugeben, ob und gegebenenfalls wo der Ehegatte oder Lebenspartner im Justizdienst beschäftigt oder als Rechtsanwalt, als Notar oder als Notarassessor tätig ist,
die Namensänderung unter Vorlage der entsprechenden Urkunde,
die Auflösung oder Scheidung der Ehe unter Vorlage einer Ausfertigung des Urteilstenors mit Rechtskraftvermerk,
die Aufhebung der Lebenspartnerschaft unter Vorlage einer Ausfertigung des Urteilstenors mit Rechtskraftvermerk,
das Ableben des Ehegatten oder Lebenspartners unter Vorlage der Sterbeurkunde,
den Eintritt einer Schwangerschaft unter Vorlage eines ärztlichen Zeugnisses,
die Geburt und das Ableben eines Kindes unter Vorlage der standesamtlichen Urkunde sowie die Anerkennung der Vaterschaft unter Vorlage der Urkunde,
die Feststellung der Schwerbehinderung oder Gleichstellung sowie Änderungen des Grades der Behinderung; in der Regel genügt die Vorlage einer Ablichtung des Schwerbehindertenausweises; von Bediensteten der Bewährungshilfe, der Gerichtshilfe, des Gerichtsvollzieher-, des Justizwachtmeister- und des Justizvollzugsdienstes kann in begründeten Einzelfällen die Vorlage einer Ablichtung des rechtskräftigen Bescheids über die Feststellung der Schwerbehinderteneigenschaft verlangt werden, wenn sich daraus Informationen ergeben, die für die ordnungsgemäße Erfüllung der Dienstaufgaben von Bedeutung sind; eine Rechtspflicht zur Anzeige wird dadurch nicht begründet,
den Erwerb eines akademischen Grades oder eines Diploms unter Vorlage eines Abdrucks der Verleihungsurkunde,
die Einberufung zum Grundwehr- bzw. Zivildienst oder zu einer Wehrübung unter Vorlage des Einberufungsbescheids sowie der Dienstzeitbescheinigung,
den Eintritt der Dienstunfähigkeit infolge Krankheit.
Wurde dem Dienstherrn der Antrag eines Bediensteten auf Anerkennung einer Schwerbehinderung oder einer Gleichstellung angezeigt, ist der Bedienstete verpflichtet, unverzüglich den Ausgang des Verfahrens mitzuteilen.
3.2 
Mitteilungs- und Berichtspflichten des Dienstvorgesetzten und der nachgeordneten Behörden
3.2.1 
Der Dienstvorgesetzte leitet Originale, Abdrucke oder Ablichtungen der in 3.1 genannten Mitteilungen auf dem Dienstweg der grundaktenführenden Behörde zu. Satz 1 gilt sinngemäß zwischen Generalstaatsanwältin/Generalstaatsanwalt und der grundaktenführenden Präsidentin/dem grundaktenführenden Präsidenten des Oberlandesgerichts. Nachweise über Wehrübungen und Anzeigen über Krankheitszeiten unter drei Monaten sind den grundaktenführenden Behörden sowie Anzeigen über Anschriftenänderungen dem Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz nicht vorzulegen. Soweit Nebenakten geführt werden, ist eine Mehrfertigung oder Ablichtung der in 3.1 genannten Mitteilungen zu den Akten der nebenaktenführenden Behörde zu nehmen.
3.2.2 
Die nachgeordneten Behörden berichten auf dem Dienstweg der grundaktenführenden Behörde im Übrigen über
die Änderung der dienstlichen Verwendung eines Richters oder Staatsanwalts der Besoldungsgruppe R 1 (z.B. Versetzung, Abordnung), soweit diese nicht nur auf einer Änderung der Geschäftsverteilung beruht,
den Beginn und das Ende einer Mutterschutzfrist und die Bewilligung und gegebenenfalls den Widerruf von Elternzeit,
die Bewilligung, die Änderung und die Beendigung von Teilzeitbeschäftigung,
die Bewilligung von Urlaub ohne Dienstbezüge für die Dauer von mehr als einem Monat,
die Dienstunfähigkeit nach einer Krankheitsdauer von drei Monaten und die in diesem Zusammenhang beabsichtigten bzw. ergriffenen Maßnahmen (vgl. Abschnitt 5 Nrn. 1.3.1 und 1.3.6 VV-BeamtR); in diesem Fall ist auch die Wiederaufnahme des Dienstes anzuzeigen,
das Ableben eines Bediensteten; dieser Bericht ist unverzüglich zu erstatten; grundsätzlich sollte die grundaktenführende Behörde telefonisch vorab unterrichtet werden; die Sterbeurkunde ist alsbald nachzureichen,
die dienstlichen Beurteilungen eines Richters oder eines Beamten.
Über die Anordnung, die Genehmigung, die Versagung oder den Widerruf der Genehmigung von Nebentätigkeiten ist dem Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz zu berichten, soweit es sich um besonders gelagerte, außergewöhnliche oder rechtlich besonders schwierige Vorgänge handelt; bei Nebentätigkeiten von Bediensteten des gehobenen und des höheren Dienstes bei den Justizvollzugsanstalten ist stets zu berichten.
Satz 1 gilt sinngemäß für den Datenfluss zwischen der Generalstaatsanwältin/dem Generalstaatsanwalt und der grundaktenführenden Präsidentin/dem grundaktenführenden Präsidenten des Oberlandesgerichts.
3.2.3 
Personalunterlagen, die bei höheren Dienstbehörden entstehen und deren Kenntnis für die nachgeordneten Dienstbehörden zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung erforderlich ist (z.B. Ernennungen, Bestellung zum Prüfer, zum nebenamtlichen Arbeitsgemeinschaftsleiter oder zum Lehrbeauftragten) sind diesen zuzuleiten, auch wenn sie nur nebenaktenführende Behörde sind.
3.3 Mitteilungen in Dienstaufsichts- und Disziplinarangelegenheiten
3.3.1 
Der grundaktenführenden Behörde sind alle wesentlichen Vorgänge in Dienstaufsichts- und Disziplinarangelegenheiten – möglichst durch Übersendung von Abdrucken – auf dem Dienstweg mitzuteilen. Wesentliche Vorgänge sind insbesondere
Vorkommnisse, die ein Strafverfahren oder ein Disziplinarverfahren gegen einen Richter oder einen Beamten zur Folge haben können; handelt es sich um ein Straßenverkehrsdelikt, so ist nur bei schwereren Verstößen – insbesondere bei Trunkenheitsfahrten, Unfallflucht und fahrlässiger Tötung – zu berichten,
schriftliche Missbilligungen (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 des Bayerischen Disziplinargesetzes - BayDG) gegenüber Beamten,
schriftliche Vorhalte und Ermahnungen nach § 26 Abs. 2 des Deutschen Richtergesetzes (DRiG),
der Erlass von Disziplinarverfügungen,
alle wesentlichen Verfügungen und Entscheidungen im Zusammenhang mit gerichtlichen Disziplinarverfahren.
Satz 1 gilt sinngemäß für den Datenfluss zwischen der Generalstaatsanwältin/dem Generalstaatsanwalt und der grundaktenführenden Präsidentin/dem grundaktenführenden Präsidenten des Oberlandesgerichts.
3.3.2 
Mitteilungspflichtig sind die Dienstvorgesetzten und Disziplinarbehörden. Die Leiter der Staatsanwaltschaften haben den jeweiligen unmittelbaren Dienstvorgesetzten und den Disziplinarbehörden die berichtspflichtigen Vorkommnisse mitzuteilen.
3.3.3 
Soweit in einer Angelegenheit, die der Berichtspflicht unterliegt, eine Entscheidung oder Verfügung ergangen ist, genügt die Vorlage von Abdrucken.
3.3.4 
Ist das Bayerische Staatsministerium der Justiz und für Verbraucherschutz nicht grundaktenführende Behörde, so ist ihm in Dienstaufsichts- und Disziplinarangelegenheiten zu berichten,
wenn Dienstvorgesetzte beabsichtigen, Disziplinarverfahren gemäß Art. 19 Abs. 1 Satz 4, Art. 35 Abs. 2 Satz 2 BayDG an die Disziplinarbehörden abzugeben,
wenn Disziplinarbehörden Disziplinarverfahren übernehmen oder deren Übernahme ablehnen wollen (Art. 35 Abs. 2 Satz 3 und Abs. 4 Satz 2 BayDG),
im Übrigen in Fällen, die zu einer erheblichen Beeinträchtigung des Dienstbetriebs geführt haben oder die eine schwerwiegende Schädigung des Ansehens der Justiz in der Öffentlichkeit zur Folge haben können (z.B. bei gewichtigen Straftaten).
3.3.5 
Vorschriften, die eine besondere Berichtspflicht vorsehen (z.B. Art. 19 Abs. 1 Satz 3, Art. 33 Abs. 3 Satz 2, Art. 35 Abs. 6 Satz 2 BayDG, Mitteilungen in Strafsachen oder in Verfahren der ordentlichen und der freiwilligen Gerichtsbarkeit) bleiben unberührt.

4. Sonstiges

4.1 
Auf die fristgemäße Aussonderung abgeschlossener Personalakten nach Art. 110 Abs. 1 BayBG ist zu achten. Die fristgemäße Aussonderung der in Art. 110 Abs. 2 Satz 1 BayBG genannten Unterlagen (z.B. über Erholungsurlaub, Erkrankungen) wird durch die Führung in Teilakten erleichtert.
Soweit sich in Personalakten älteren Datums noch Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten befinden, sind diese nach Maßgabe des Art. 110 Abs. 2 und 4 BayBG auszusondern und zu vernichten. Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung sollte dies geschehen, wenn die Personalakten aus anderem Grund benötigt werden.
4.2 
Soweit sich in alten Personalakten noch Protokolle über die mündliche Prüfung befinden, sind diese als Teil der Prüfungsakten bei nächster Gelegenheit zu entfernen.
4.3 
Für Auskünfte an Dritte nach Art. 108 Abs. 2 Satz 1 BayBG gelten strenge Abwägungskriterien. Die Voraussetzungen für derartige Auskünfte sind daher sorgfältig zu prüfen. Die schriftliche Mitteilungspflicht nach Satz 2 der genannten Vorschrift über Inhalt und Empfänger der Auskunft ist zu beachten und hat möglichst zeitnah zur Auskunft zu erfolgen. Soweit der Zweck der Auskunft nicht gefährdet wird, soll der Beamte schon vor Erteilung der Auskunft angehört werden.

5. Einsichtnahme in Personalakten

Zur Ermöglichung des Einsichtsrechts gem. Art. 107 BayBG sollen die Personalakten auf Antrag des Bediensteten an die auswärtige Beschäftigungsstelle versandt werden.