Inhalt

13. Aktenführung

13.1 Personalakten

(1) 1Die Personalakten müssen eine Ablichtung des Schwerbehindertenausweises (§ 69 Abs. 5 SGB IX) enthalten. 2Für die Erfüllung der besonderen Fürsorgepflicht des Dienstherrn kann insbesondere bei der Besetzung herausgehobener Dienstposten oder von Dienstposten mit besonderen Anforderungen an die gesundheitliche Eignung das Wissen um die Art der Behinderung notwendig sein. 3Legt der schwerbehinderte Beschäftigte dies nicht ausreichend dar, zum Beispiel durch die Vorlage des die Schwerbehinderung feststellenden Bescheids, so reicht zur Erfüllung der besonderen Fürsorgepflicht des Dienstherrn aus, dass auf die damit verbundenen Nachteile hingewiesen wird. 4Der schwerbehinderte Beschäftigte ist außerdem darauf hinzuweisen, dass Änderungen, die nach Ausstellung des bestandskräftigen Schwerbehindertenausweises eingetreten sind, unverzüglich der Dienststelle mitgeteilt werden müssen. 5Die Dienststelle hat die Änderung in der Personalakte zu vermerken und ggf. die Berichtigung der Personaldatei vorzunehmen und die Schwerbehindertenvertretung hiervon in Kenntnis zu setzen.
(2) 1Die Dienststellen sind verpflichtet, ein Verzeichnis der bei ihnen beschäftigten schwerbehinderten Menschen zu führen (§ 80 Abs. 1 SGB IX) und der Schwerbehindertenvertretung zuzuleiten (§ 80 Abs. 2 in Verbindung mit § 95 Abs. 2 SGB IX). 2Zu- und Abgänge sind der Schwerbehindertenvertretung fortlaufend zu melden. 3Es sind auch diejenigen schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellte im Verzeichnis aufzunehmen, deren Arbeitsplatz nach § 73 Abs. 2 und 3 SGB IX nicht anzurechnen ist.
(3) 1Die Personalakten schwerbehinderter Beschäftigter sind so zu kennzeichnen, dass die Schwerbehinderteneigenschaft sofort erkennbar ist. 2Dies gilt entsprechend für die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien (DV-gestützte Personalverwaltungssysteme).

13.2 Schreiben an andere Behörden in Personalangelegenheiten

In Schreiben an andere Behörden in Personalangelegenheiten schwerbehinderter Menschen ist auf die Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung unter Angabe des Grads der Behinderung hinzuweisen, soweit die Schwerbehinderteneigenschaft bzw. die Gleichstellung für die Personalangelegenheit von Bedeutung ist.

13.3 Kennzeichnung behinderungsbedingter Krankheitstage

(1) 1Bei krankheitsbedingten Fehlzeiten von schwerbehinderten Beschäftigten ist auf ausdrücklichen Wunsch des bzw. der schwerbehinderten Beschäftigten in der Krankheitsdatei zu vermerken, ob die jeweiligen Fehlzeiten behinderungsbedingt waren. 2Hierdurch soll sichergestellt werden, dass etwaige Minderungen der Arbeits- und Verwendungsfähigkeit, die durch die Behinderung bedingt sind, sich auf die dienstliche Beurteilung, auf das berufliche Fortkommen bzw. auf die Leistungskomponenten bei der Besoldung nicht negativ auswirken.
(2) 1Die Kennzeichnung, ob eine Erkrankung behinderungsbedingt ist, erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch des bzw. der schwerbehinderten Beschäftigten. 2Der Nachweis ist durch die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung zu führen.

13.4 Mitteilungen an die Personalvertretung

Alle Mitteilungen an die Personalvertretung über beabsichtigte Personalmaßnahmen, die schwerbehinderte Menschen betreffen, müssen grundsätzlich einen Hinweis auf die Schwerbehinderteneigenschaft enthalten.

13.5 Hinzuziehung der Schwerbehindertenvertretung bei Einsicht in die Personalakten

1Schwerbehinderte Beschäftigte haben das Recht, bei Einsicht in die über sie geführten Personalakten die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen und ihr Vollmacht zur Akteneinsicht zu erteilen. 2Die Schwerbehindertenvertretung hat über den Inhalt der Personalakten Stillschweigen zu bewahren, soweit sie von schwerbehinderten Beschäftigten nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird (§ 95 Abs. 3 SGB IX).