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8. Buchungshinweise

Spenden, die der Gemeinde selbst für steuerbegünstigte Zwecke zufließen, sind bei Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der Kameralistik als Einnahmen und bei Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der doppelten kommunalen Buchführung als Einzahlungen bzw. Erträge des Gemeindehaushalts zu behandeln. Durchlaufspenden sind durchlaufende Gelder nach § 13 KommHV-Kameralistik bzw. § 15 KommHV-Doppik.
Weder die Entgegennahme von Spenden an die Gemeinde noch die Entgegennahme von Durchlaufspenden können der Gemeindekasse übertragen werden. Sie setzen eine entsprechende Annahmeanordnung voraus. Allerdings können nach § 40 KommHV-Kameralistik bzw. § 36 Abs. 2 KommHV-Doppik die Annahme von Spenden an die Gemeinde selbst ebenso wie die Annahme und Wiederauszahlung von Durchlaufspenden allgemein angeordnet werden.
Es bestehen keine rechtsaufsichtlichen Bedenken, wenn für Kleinbeträge im Haushaltsplan Pauschalansätze bei dem erfahrungsgemäß häufigsten Verwendungszweck vorgesehen werden.
Spenden sind entsprechend ihrem Verwendungszweck zu verbuchen. Auf die Unterscheidung zwischen Spenden für den investiven und den konsumtiven Bereich wird im Allgemeinen nicht verzichtet werden können. Kleinbeträge können unter einer Haushaltsstelle zusammengefasst werden, wenn die Steuerungsfunktion und die Auswertbarkeit des Rechenwerks insbesondere auch unter Berücksichtigung der Ziele der Budgetierung sichergestellt ist.
Bei Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der Kameralistik sind
Spenden für laufende Zwecke unter Gruppe 17,
Spenden für laufende Zwecke an soziale oder ähnliche Einrichtungen unter Gruppe 70,
Spenden für Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen unter Gruppe 36
zu verbuchen.
Bei Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der doppelten kommunalen Buchführung sind folgende Konten zu verwenden:
Bei Spenden für die laufende Verwaltungstätigkeit:
Konto 414 (Ertrag, Spende, korrespondierend zur Einzahlung) und Konto 614 (Einzahlung, Spende).
Soweit sich die Spenden auf mehrere Perioden beziehen sollen (Beispiel: Betriebsmittelspende für Kindergarten, Tiergarten etc. für mehrere Jahre), sind die Erträge entsprechend abzugrenzen (Konto 392).
Bei Spenden für Investitionen:
Konto 231 (Zugang Sonderposten aus Zuwendung/Spende) und Konto 681 (Einzahlung, Spende, Ertrag periodisiert unter 416).
Bei Geldspenden, deren Verwendungszweck (laufende Verwaltungstätigkeit oder Investition) zunächst offen ist:
Konto 239 (Zugang sonstige Sonderposten) und Konto 681 (Einzahlung Spende). Von diesen Konten ist auf die o. a. Konten umzubuchen, sobald der Verwendungszweck (laufende Verwaltungstätigkeit bzw. Investition) feststeht.
Bei Durchlaufspenden:
Konto 811 (nur Einzahlung, kein Ertrag).
Geldspenden, die noch nicht zweckgerecht verwendet bzw. weitergeleitet sind, sind als Verbindlichkeit zu buchen (378 bei investiven Geldspenden bzw. 379 bei Durchlaufspenden).
Bei Sachspenden:
Konto 0.. (Vermögenszugang) und Konto 231 (Zugang Sonderposten aus Zuwendung). Sachspenden sind jeweils nach Art der Spende als Anlagezugang auf dem jeweiligen Bestandskonto zu buchen.
Ein Zweckbindungsvermerk nach § 17 Abs. 1 Satz 2 KommHV-Kameralistik bzw. § 19 Abs. 1 Satz 2 KommHV-Doppik vereinfacht den haushaltsmäßigen Vollzug. Mehreinnahmen bzw. Mehrerträge an Spenden dürfen für entsprechende Mehrausgaben bzw. Mehraufwendungen verwendet werden (§ 17 Abs. 1 Satz 3 KommHV-Kameralistik, § 19 Abs. 1 Satz 3 KommHV-Doppik); Mehrausgaben bzw. Mehraufwendungen gelten nicht als überplanmäßige Ausgaben bzw. Aufwendungen (§ 17 Abs. 3 KommHV-Kameralistik bzw. § 19 Abs. 3 KommHV-Doppik); sie unterliegen also nicht den Beschränkungen des Art. 66 GO.
Können eingegangene Spenden im Haushaltsjahr nicht verwendet werden, so sind sie in das folgende Jahr zu übertragen. Bei Haushaltswirtschaft nach den Grundsätzen der doppelten kommunalen Buchführung ist § 21 Abs. 5 KommHV-Doppik zu beachten.