Text gilt seit: 01.01.2014

2. Reisekostenvergütungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG)

2.1.

Nach § 3 Nr. 13 EStG sind Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen und Dienstgänge im Sinne des Art. 2 BayRKG nur insoweit steuerfrei, als sie die steuerlichen Verpflegungspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen. Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Dienstreisen und Dienstgängen dürfen je Kalendertag nur in folgender Höhe steuerfrei gezahlt werden:
Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
24 Euro,
bei einer Abwesenheit von mehr als 8, aber weniger
als 24 Stunden
12 Euro,
bei einer mehrtägigen Abwesenheit mit Übernachtung
für den An- und Abreisetag
12 Euro.
Ist der Dienstreisende an einem Kalendertag mehrfach auswärts tätig, sind für die Beurteilung der anzusetzenden Verpflegungspauschalen die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen. Für einen Kalendertag, der sowohl eine eintägige Dienstreise als auch den An- oder Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise umfasst, beträgt die Verpflegungspauschale insgesamt 12 Euro.
Dies führt dazu, dass die nach dem Bayerischen Reisekostengesetz zustehenden Tagegelder ggf. ganz oder teilweise als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen sind. Zur Arbeitserleichterung bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Teils des Tagegeldes nach Art. 8 BayRKG wird auf folgende Kurzübersicht verwiesen:
Tagegeld
nach Art. 8 BayRKG
Euro
Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 2 bis 4 EStG
Euro
Eintägige Dienstreisen
Mehr als 6 bis 8 Stunden
Mehr als 8 bis 12 Stunden
Mehr als 12, aber weniger als
24 Stunden
4,50
7,50
15,00
12,00
12,00
Mehrtägige Dienstreisen
Mehr als 6 bis 8 Stunden
Mehr als 8 bis 12 Stunden
Mehr als 12, aber weniger als
24 Stunden
24 Stunden
6,50
11,00
21,50
21,50
12,00*
12,00*
12,00*
24,00
Bei Gewährung einer Mahlzeit/eines Frühstücks sind die vorgenannten steuerlichen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG zu kürzen. Im Einzelnen vergleiche hierzu Nr. 2.3.
Die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen ist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG weiterhin auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Eine berufliche Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird.

2.2.

Bei eintägigen Dienstreisen bis zu 6 Stunden Dauer und bei Dienstgängen von nicht mehr als 8 Stunden Dauer sind die nach Art. 13 Satz 2 BayRKG erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen voll steuerpflichtig. Wird dem Dienstreisenden von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist auch diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. Bei mehr als 8 Stunden dauernden Dienstgängen sind die steuerfreien Beträge zu beachten.

2.3.

Wurden Mahlzeiten vom Dienstherrn oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten überlassen, so war bislang der Wert dieser Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen, soweit ein evtl. gezahltes Entgelt oder ein Einbehalt von den Reisekosten den amtlichen Sachbezugswert nicht überstieg (vgl. z.B. R 8.1 Abs. 1 Nr. 4 LStR a. F. und Tz. 1.3 der FMBek. vom 8. Februar 2008, FMBl S. 68).
Ab 2014 ist die Erfassung einer üblichen Mahlzeit (Preis für die Mahlzeit nicht mehr als 60 € - bislang 40 €) als Arbeitslohn nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG ausgeschlossen, wenn der Dienstreisende für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale im Sinne des § 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. Im Ergebnis unterbleibt daher die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit immer dann, wenn der Dienstreisende anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.
Wenn dem Dienstreisenden eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird, ist nunmehr jedoch die steuerliche Verpflegungspauschale nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG tageweise wie folgt zu kürzen:
Bei einer Tätigkeit im Inland
für ein Frühstück
um 20 %   (4,80 Euro)
für ein Mittagessen
um 40 %   (9,60 Euro)
für ein Abendessen
um 40 %   (9,60 Euro)
der bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden maßgebenden Verpflegungspauschale. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Gestellung einer Mahlzeit grundsätzlich wie bisher als Arbeitslohn zu erfassen. Dabei richtet sich der Wert einer üblichen Mahlzeit nach den amtlichen Sachbezugswerten, die jeweils im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht werden. Diese betragen 2014 für das Frühstück 1,63 Euro und für das Mittagessen und das Abendessen jeweils 3,00 Euro.

2.4.

Die ggf. steuerpflichtigen Anteile sind auch bei Aufwandsvergütungen (Art.  18 BayRKG) und Pauschvergütungen (Art.  19 BayRKG), die Verpflegungsanteile enthalten, zu ermitteln. Für jeden Abrechnungszeitraum sind anhand der Anzahl der Dienstreisen bzw. Dienstgänge und der jeweiligen Abwesenheitszeiten die Summe der steuerfrei zulässigen Leistungen zu ermitteln und die ggf. übersteigenden Verpflegungsanteile zur Besteuerung zu melden.

2.5.

Steuerlich gelten für Auslandsdienstreisen länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die 120 v.H. der höchsten Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz betragen. Sie werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgesetzt. Die jeweils geltenden Pauschbeträge können der FMBek betreffend die Festsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder entnommen werden.
Bei Erstattung der pauschalen Auslandstagegelder ergibt sich somit bei 24-stündiger Abwesenheit kein steuerpflichtiger Teilbetrag. In den Fällen, in denen ein Zuschuss nach Art. 8 Abs. 5 BayRKG zum Auslandstagegeld gezahlt wird, der 20 v.H. des maßgebenden Auslandstagegeldes übersteigt, entsteht ein steuerpflichtiger Teilbetrag.
Wird dem Dienstreisenden von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist die maßgebliche Verpflegungspauschale nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a Satz 8 ff. EStG ebenfalls zu kürzen:
für ein Frühstück
um 20 %
für ein Mittagessen
um 40 %
für ein Abendessen
um 40 %
der bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden jeweils maßgebenden Verpflegungspauschale.

2.6.

Zur Ermittlung des steuerpflichtigen Betrages ist auf die Summe der für die gesamte Abwesenheitsdauer steuerfreien Pauschbeträge abzustellen. Daher mindert beispielsweise bei mehrtägigen Dienstreisen bei Tagen mit 24-stündiger Abwesenheit die Differenz zwischen dem reisekostenrechtlichen Tagegeld von 21,50 Euro und dem steuerlichen Pauschbetrag von 24 Euro den evtl. für den Hin- oder Rückreisetag anfallenden steuerpflichtigen Betrag.
Es ist auch zulässig, nicht ausgenutzte steuerfreie Beträge bei den Übernachtungskosten und den Fahrtkosten auf steuerpflichtige Teile des Tagegeldes anzurechnen.
Der steuerliche Pauschbetrag für Übernachtungskosten beträgt 20 Euro, die Übernachtungskostenpauschale nach dem BayRKG dagegen 18,50 Euro.
Soweit Fahrtkosten zu den Reisekosten gehören, können diese im Rahmen und nach Maßgabe des § 3 Nr. 13 Satz 1 EStG steuerfrei erstattet werden.
Eine auf den ggf. steuerpflichtigen Teil des reisekostenrechtlichen Tagegeldes anrechenbare Differenz zwischen dem unter Beachtung des § 3 Nr. 13 EStG steuerlich maßgebenden Kilometersatz und der erstatteten Wegstreckenentschädigung kann sich beispielsweise in den Fällen des Art. 6 Abs. 6 BayRKG ergeben.
Es wird gebeten, zu Gunsten der Dienstreisenden alle steuerlich zulässigen Anrechnungen auszuschöpfen.

2.7.

Die vorstehenden Hinweise sind bei Reisen aus besonderem Anlass im Sinn des Art. 24 Absätze 1 bis 3 BayRKG entsprechend anzuwenden.

* [Amtl. Anm.:] Die 12 € gelten bei einer mehrtägigen Dienstreise mit Übernachtung für den An- und Abreisetag jeweils unabhängig von einer Mindestabwesenheitsdauer.